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姓名： 张青
领域： 人力资源  运营管理  企业文化 
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张青：简单有效实施知识管理的技巧 2010-06-07

标签： 张青nbsp   知识管理  

 

一、强化幕僚团队的功能：
一个企业领导中心的能力再强，但人力、精力总有其极限，随着规模的不断扩大，企业总有一天会超出领导中心能力和精力所能顾及范围，以致难以继续有效掌控，这都需要有人来做CEO在企业中的第三颗眼睛，需要有人来帮他看他看不到的一些事情。另外在大多数企业中，各部门的主管均由技术转为管理，缺乏系统的管理知识，在规划本部门的制度和作业流程时，常常出现无力感，加之肩负着业绩压力，常常使自己的工作处于救火状态，就如何找到问题的根本解来杜绝同样问题的再次发生，常常无暇思考，这也需要有人来做职能部门主管的智囊，协助他来做些防火的工作，这些人就是企业的幕僚团队。
王永庆在领导台塑集团的50多年间，所实施的最大的企业变革，就是成立了总管理处，并把总管理处的幕僚机能发挥到了淋漓尽致。2005年，台塑的总管理处产出了100亿台币的“省钱绩效”
 
幕僚机构的其主要职能是向职能部门提供支持性服务，这个部门没有直接的指挥权，但是却拥有绝对的建议权和稽核权，它的主要职能如下。
1、主导企业整体管理制度之统一规划（Plan）与检讨（Check）设定，使各单位各项业务的展开都能做到统一流程，统一方法，统一工具，统一标准。
这一职能的实现，就为各岗位提供了“完成任务的知识”。
2、稽核作业,及协助总经理规划及推动各项项目改善，以提高产品或服务品质，及降低各项管理成本。
这一职能实际上检查完成任务知识的在各项工作中运用情况，并酌情对这种知识不断补充进新的内容
3、对企业经营战略能作长、短期之策略规划与人才之储备。这些幕僚人员也是公司所需战略和策略管理知识的载体。
4、协助或促进各部门不断检讨及改善各项作业流程和方式，以提升作业效率。这一职责的履行也就是对各岗位完成任务的知识进行升级，以提升组织智商。
 
二、提升组织解决问题的能力，需要管理者做“教练”式的领导。
要想系统的解决问题，团队要有科学的方法，会用、鱼骨图、检查表、矩阵图、圆饼图等这样简单的统计工具，来组织资料并推出结论，在这些用科学方法对问题做有效分析的基础上做决策，会大大提升决策的质量。我想在坐的各位学员很多都接受过如QC7大手法、IE7大手法、6顶思考帽、金字塔原理这类课程的培训，可公司的碰头会还是依旧是议而不决，这是为什么？就是因为员工虽然接受了培训，不见得他听明白了，他听明白了，不见得他就会用了，他会用了而不检查他使用的结果，那么这项知识还只是隐藏在他自己身上，并没有转换为组织做出贡献，那么这个人离职后，公司在这个知识领域不光一无所得还付出了培训费，所以要想提升组织解决问题的能力，需要管理者做“教练”式的领导。
王永庆在成立总管理处之后，他为了推动该单位的工作，利用吃午餐的时间，由总管理处主导、组织并安排，就企业经营管理中的某个专题听取下属各单位的汇报，手把手地对各级干部进行教练并使其认识到制度化管理的重要性，发现了企业日常管理中的某些异常现象时，就要求部属一定要用鱼骨图来说明造成问题的原因，并当场研讨出解决方案，这件事情后来被人们称之为“午餐汇报会”制度，王永庆的“午餐汇报会”，他身体力行的坚持了十几年，将什么是“止于至善”，以及如何追求“止于至善”的具体做法，迅速教练、普及给了各级管理人员，如此一层一层、一年一年的向下传递，直至覆盖了生产线上的每一个角落。外界常感叹说“台塑管理无死角”，但其实很少有人能够了解这其间又浸透着王永庆的多少心血和汗水！
 
三、“知识防错提醒单”和“IE改善提案单”两张表单在组织中的有效使用，使企业向“自身经验”学习、及挖掘员工身上的隐性知识为组织所用成为可能。
对以往成功的经验和失败的教训进行总结、做出系统的评价，并列表记录下来，就形成了一份可为后来者所用的很宝贵的知识财富。这可有效避免同样的错误一再重复的发生。有位哲学家曾说过这样一句话“那些不能记住过去的人，注定重复着过去的历史”，但遗憾的是很多管理者并不能很好的从错误中学习，也不能把员工身上的隐性技能转为团队的技能，致使与许多宝贵的知识失之交臂。我这里与大家分享两个工具，使我们能轻松的向“自身成功和失败经验的”学习成为可能。
1、知识管理防错提醒单
这张表用在下面这两种情况下开立①直接主管对部属工作质量(Q)与工作时效(D)有严重缺失出现时，得对部属开立「防错提醒单」。②贯彻ISO9000倡导的“不接不良，不做不良、不传不良”的精神，凡与业务或工作流程相关连之上下游体系中，遇有「肇因」的障碍出现，下一工程人员得向上一工程「经办」人员开单。为激励员工积极使用这张表单，将这张表单纳入绩效考核制度中，开单者予以加分，被开单者予以扣分，但同一类型事件，第一次被开单者不扣分，第二次受单就要扣分了。这充分考虑了人性的特点，因人非圣贤，孰能无过，第一次犯错，用此单你提个醒，这次错误公司买单了，你需要马上予以改善，同样的错倘若再犯，可就要接受处罚了。我们辅导过的东莞的一家生产家具的企业，在04年这家企业800多职工共开出防错提醒单265件，成立了219件，代表着有效的相互纠正了219个错误，使犯错有效的减低。
2、IE工作改善提案单
员工对公司经营管理、技术工艺、品质改善等各方面有合理化的建议时，可通过填写这张表提出来，这可有效的将员工身上的隐性知识显现出来，为激励大家能积极的填写这张表单，也可将这张表单纳入绩效考核制度中，对开单者做加分处理，针对重大改善提案，也可将因其产生的经济效益，给予提案者一定比列的奖励。我在前面讲过的东莞那家家具厂，在04年员工共进行IE提案475件，采纳304件，重大改善提案成立了1件，这代表这家企业在一年中有效的改进了304件例行工作的操作手法。
 
 
本文作者张青女士简介:实战派企管培训讲师,高级顾问师.主讲课程：《有效经营与管理的研究和实践》、《基于胜任力的绩效管理技术》、《目标与绩效管理实务》、《基于绩效的人性化激励体系设计》、《培训管理实务》、、《卓有成效的管理者》等课程。更多文章请登陆www.zqstudio.cn浏览.联系张青:((邮箱)13823607497@139.com电话)138 2360 7497。  (
 

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